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Archivierungskonzepte

Museen, Kunsthändler und Fotografen haben höchste Ansprüche an die Aufbewahrung und Archivierung wertvoller Bestände.

Ein entscheidender Schritt ist natürlich die möglichst hochwertige Digitalisierung der Bestände, flankiert von einem durchdachten Longlife-Backup-Konzept. Neben der Verwendung extrem materialschonender Zubehörprodukte spielt hier auch die Speicherung in hoch kompatiblen Bildformaten (z.B. PDF/A) und Dateisystemen eine wichtige Rolle.

Abhängig von der Bedeutung und vom Umfang des Projekts ist möglicherweise die Lagerung der Bestände in entsprechend klimatisierten und überwachten Räumlichkeiten erforderlich.

Wir erarbeiten mit Ihnen projektabhängig sinnvolle Arbeitsabläufe und decken in enger Kooperation mit hoch spezialisierten Dienstleistern sämtliche Aufgabenstellungen ab – von Standardanforderungen bis hin zur höchsten Sicherheitsstufe.

 

Bilddatenbankprogramme

Eine riesen Datenflut und keine Zeit

Um Daten ständig suchen zu müssen, sie korrekt abzulegen oder an entsprechende Stellen zu verteilen, ist die Arbeitszeit an sich zu kostbar, denn man hat genügend andere Bereiche um die man sich kümmern muss, ein kompliziertes System, welches nur Programmierer so richtig verstehen, vereinfacht diese Aufgabe leider nicht.

Ein allumfassendes, vielseitiges System, welches genau die Möglichkeiten bietet, die man benötigt, doch in der Handhabung ungemein kompliziert ist oder praktisch nie aus der Anpassungsphase heraus kommt, hat sein Ziel verfehlt.


Welche Daten müssen geordnet werden?

Die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter in der Medienbranche sind so vielseitig wie nie.
Entsprechend vielseitg sind auch die Daten, mit denen gearbeitet werden muss. Sie liegen in verschiedenen Dateiformaten, wie z.B. Word-Dateien, Präsentationen, Grafiken (beispw. Illustrator Dateien), Layouts (InDesign Dateien), Fotos, Videoclips oder PDF Dateien, und zudem in verschiedenen Versionen vor.

So ergibt es sich, dass eine Datei nicht nur einmal, beispielsweise auf einem zentralen Server, gespeichert ist, sondern darüber hinaus oftmals auch noch auf verschiedenen anderen Servern, einem einzelnen Arbeitsplatz (z.B. Laptop), einer CD oder DVD, einer externen Festplatte, in E-Mail Anhängen oder gar einzelnen USB-Sticks.

Einzelne Zwischenschritte bzw. -versionen der Dateien, weil man während der Arbeit sicherheitshalber zwischenspeichert, kommen noch zu dem Datenbestand hinzu.

Üblicherweise legt man Dateien nach dem Ordner und Unterordner Prinzip ab.
Das heißt man hat einen übergeordneten Ordner in den beispielsweise Dateien mit dem Bezug „Landschaften“ einsortiert werden. Dann hat man einen weiteren Ordner mit dem Bezug „Bäume“.

Hat man aber beipielsweise das Bild eines Waldes bzw. einer Waldlichtung, wird es schwerer die Bilder einzusortieren. Dieses Szenario lässt sich beliebig fortführen. Will man durchgehend logisch seine Daten ablegen, wird man sie desöfteren doppelt und dreifach ablegen müssen.

Dies ergibt mehrfache Datenhaltung, welche aus ökologischer Sicht gesehen natürlich unsinnig ist.


Wie man Daten seinem Projekt zuordnet

Wenn es hart auf hart kommt, geht alles schief, was nur schief gehen kann:
Die wichtigsten Daten liegen ausgerechnet auf einer defekten CD-ROM, die Daten auf dem Backupserver sind nicht relevant, das Laptop mit den dafür wichtigen Daten ist dafür mit einem anderen Kollegen unterwegs zu einem Kundengespräch...

Hinzu kommt zur Unübersichtlichkeit und der mehrfachen Datenhaltung noch ein Sicherheitsproblem:
Üblicherweise sind die Bearbeitung, Einsicht und andere Aktionen mit den Daten entweder sehr streng oder sehr locker geregelt. Dies hat zur Folge, dass unter Umständen mehrere Leute gleichzeitig an einer Datei arbeiten und sich so gegenseitig behindern.

Noch problematischer ist aber meistens die Suche nach bestimmten Daten.
Grade wenn man nach Daten zu einem bestimmten Projekt oder Kunden sucht, können Unklarheiten über die exakte Schreibweise des Namens eine meherere Stunden andauernde Suche nach sich ziehen.


Wie arbeiten die Profis?

Verlage, Medienagenturen oder Vorstufenbetriebe arbeiten für solche Fälle mit sehr leistungsfähigen Datenverwaltungsprogrammen, welche inzwischen auch von Betrieben anderer Branchen Einsatz findet.

Für die Software gelten entsprechende weltweite Standards, welche dafür Sorge tragen, dass Daten problemlos ausgetauscht werden können. Hierfür wird mit so genannten Metadaten gearbeitet, welche eine Datei u.a. beschreiben.


Was sind Metadaten

Unter Metadaten versteht man die Dokumenteneigenschaften wie zum Beispiel Angaben zum Urheber und Nutzungsrecht, Ort und Zeitpunkt der Aufnahme, Stichworte, Beschreibung oder technische Daten.

Die Metadaten werden direkt in die Datei gespeichert und bestenfalls noch zusätzlich in einem Inhaltsverzeichnis (Index) bzw. Datenbank.

Die Argumente für die Verwendung von Metadaten sprechen für sich: auch beim Austausch der Daten auf andere Systeme bleiben die Metadaten erhalten.

Der Index lässt sich anhand der Daten bei möglichen Verlusten der Datenbank auch sehr leicht wiederherstellen.


Nutzbarkeit der Metadaten

Idelerweise sind Schnittstellen zur Datenbank vorhanden, sodass die systemintegration vereinfacht wird und auch Kunden- bzw. Projektnummern nebst Zusatzinformationen aus dem Firmeninternen ERP-System und Artikel-Datenbank genutzt werden können.


Die Suche mittels Metadaten

Ähnlich einer Suche bei der eigenen Lieblingssuchmaschine, funktionieren auch die Bilddatenbankprogramme in ihren Suchmöglichkeiten sehr leicht: entweder nach Stichwort oder nach Volltextsuche in einzelnen feldern oder dem gesamten Dokument.

Auch die Anzahl nach den Suchparametern kann erfragt werden. Diese Suchmethode funktioniert schnell und unproblematisch.


Einbeziehung der der Kunden

Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, sollten Kunden und Partner mit in die Datenverwaltung einbezogen werden.

So können beispielsweise Fotografen oder Agenturen übers Internet Daten hoch laden und bearbeiten sowie auf laufende Projekte zugreifen um Pressebilder nachzureichen, zu bearbeiten oder Artikelbeschreibungen zu ergänzen.

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